代表部门看望员工报销需要写一份简明扼要的报告，包括员工姓名、发生时间和地点、看望人员、花费总额以及理由说明等内容，以便管理部门对报销进行审批和记录。

同时，要注重细节和精准度，确保所有信息的准确和完整，以免出现不必要的问题和误解。