当父母不在身边时，要帮小孩子办护照，首先需要获得父母的授权。可以通过公证处的公证或父母的亲笔授权书来取得这一授权。接着，携带孩子的出生证明、户口本、父母的身份证及授权文件等相关材料，前往当地的出入境管理处办理护照。

请注意，在整个过程中，要确保孩子的安全和舒适，并尽量在办理前咨询当地的出入境管理处，了解具体的办理流程和所需材料，以确保办理过程顺利。